■議題は
①ペーパーレス会議システム・端末の選定→サイドブックスに決定
②グループウェアの選定→主に発信作業を行う議会事務局に一任し、試用期間に使ったラインワークスになる予定
③費用負担のあり方等→
県内の「通信費を全額議会費で負担」「通信費を議会費＋政務活動費の案分で負担」の両状況から検討する。
正副委員長案は「議会費で負担。理由は２点。通信手段や会議システムは議会活動である意味合いが強いから。政務活動費では、通信費及び案分による支出を認めていないため、明文化する際の線引きが難しいなどの課題があるから」
※参考
・すべて議会費…豊田市、西尾市、他９市
・通信費の半額2,000円/月…安城市、高浜市、知立市（未決定）、他６市
※現在の通信量概算は、容量７Gで月約5,000円程だが、菅政権の要請を受け各携帯会社が通信量の値下げをしていることから、今後この流れは加速することが見込まれ、本市議会がタブレットを導入する令和4年度には大容量で大幅値下げされていることも想定される。
■議題の①、「サイドブックス」を選定した理由について
12月議会で、ICT化研究会委員7名と議会事務局でタブレットの試用を行いました。
試用した会議システムは、全国の議会で主に使用されている「サイドブックス」と「モアノート」。
モアノートも人気があって、多くの自治体や企業で導入されていますが、刈谷市議会ICT化研究会の各委員７名の５段階による評価の総合点は以下のようになりました。下記の結果は、決して製品の良し悪しを判断するものではありません。
鉛筆の走り書きのメモは私の評価点です。
コンピューターの分野は不得意なので、私の評価がズレていたらと不安でしが、おおよそ全体評価と比例していたので、安心しました。
私の考えは、どちらも全国で使用されている会議システムなので、評価の多少の違いはあっても、使用する中で使いこなせていける信用のできるシステムですし、バージョンアップで改善もされていくので、どちらでもかまわないという考えも持っていますが、やはり以下の３点の理由で「サイドブックス」を推しました。
・モアノートは使用する度に８桁のパスワード入力が求められ、それがめんどうであったから
・サイドブックスは東京インタープレイという企業の製品で、元議員のよって開発され、議会専用のシステムであり議員が使いやすい仕様になっていることや、モアノートは富士ソフトグループの傘下で大企業の製品のため、やはり小規模である企業の製品を応援する役割を、刈谷市議会で果たしていきたいことから
・議会事務局の評価も、サイドブックスの方が◎が多く、事務局にとって使いやすい方が良いから
費用面においては、サイドブックスの方が毎月の維持費が、10Gで比較すると２２，６００円高いため、選定に迷いました。
私の見解については…
容量が３Gであれば明らかにモアノートの方が節約できますが、議会事務局からの報告では12月議会の試用時の議案等のアップだけなら２Gで足りるということですが、タブレットの活用化を図るには、議員が議員活動で得た情報や資料など個人ファイルを保存したり、動画の視聴などの活動が議員の資質向上や市民との情報共有のために重要で、また長期的な使用となれば、スムーズに使用していくには、３G以上は必要になってくると考えます。
またモアノートは１Gづつ容量を増やしていくプランがありますが、サイドブックスは３Gか10Gの２択ということでサイドブックスは１Gか10Gの2つのプランのみで（上記の表は比較対象しやすいように３Gの使用料が記載）、使用料の選択の柔軟性には欠けるところが大きなネックですが、今後10Gも必要ないのではないかということが分かれば、その改善も将来的に求めながら、操作性のメリットや将来性のある小規模の方の企業を応援していくという点において、サイドブックスを選定することに、市民の皆様のご理解がいただけると幸いです。
今年度の研究会は2月、3月に開催予定、来年度の研究会の検討議題は以下の予定になっています。
１、使用基準の作成について
２、会議システムにおける各議員作成資料の取り扱いについて
３、タブレット端末を活用しての議場への資料表示及び共有化について
４、会議における当局の説明について
５、議案、予算書等の文字検索について